Construire une arborescence que toute l'équipe suit sans hésiter

Je conseille trois niveaux au maximum pour le tournage : le projet, le jour de tournage, puis la source du média. Au-delà, on se perd dans les clics et on finit par déposer les fichiers au mauvais endroit. Le premier niveau porte le nom du projet, le deuxième une date ou un numéro de journée, le troisième distingue caméra, son et éléments annexes.

Séparez toujours ce qui est brut de ce qui est dérivé. Les rushes originaux restent dans un dossier que personne ne modifie, en lecture seule si votre système le permet. Les proxys, les extraits exportés et les notes vivent ailleurs. Cette frontière nette évite l'erreur classique : écraser un original en croyant travailler sur une copie.

Prévoyez enfin un dossier pour les documents d'accompagnement : rapports de rushes, notes de prise, feuilles de service. Beaucoup d'équipes les rangent à part, dans un autre outil, et personne ne les retrouve quand il faut justifier le choix d'une prise. Les garder au même endroit que les médias qu'ils décrivent fait gagner un temps considérable au montage.

Un bon nom de fichier se lit sans ouvrir le fichier. Je propose une structure simple : la date, le numéro de séquence ou de plan, la source, puis le numéro de prise. Chaque élément est séparé par un tiret bas, sans espace ni accent, pour que le nom survive à tous les logiciels et à tous les transferts.

Le piège le plus fréquent est la convention trop ambitieuse. Si elle demande dix éléments et trois majuscules à retenir, personne ne la respectera au bout de deux jours. Mieux vaut quatre éléments appliqués par tous que huit éléments appliqués par une seule personne. Testez votre règle sur dix fichiers réels avant de la diffuser à l'équipe.

Pensez aussi à l'ordre alphabétique. Si la date vient en premier, l'explorateur de fichiers range naturellement les médias dans l'ordre chronologique du tournage. Utilisez des numéros à deux ou trois chiffres, avec des zéros devant, sinon la prise 10 se retrouve avant la prise 2 et la liste devient trompeuse dès qu'un plan dépasse neuf essais.

Une convention qui n'existe que dans la tête de son auteur ne vaut rien. Rédigez une fiche d'une page avec un exemple de dossier complet, trois exemples de noms corrects et deux exemples de noms refusés, expliqués en une phrase. Cette fiche se glisse dans le dossier racine du projet, là où chacun passera forcément.

Quand un stagiaire ou un renfort rejoint l'équipe en cours de route, cette page fait gagner une demi-journée d'explications orales. Elle sert aussi d'arbitre : devant un doute, on relit la règle au lieu de débattre. Je l'enrichis volontiers au fil des projets, avec les cas limites rencontrés, comme les prises coupées ou les plans tournés à deux caméras.

Désignez enfin une personne responsable de la règle sur chaque tournage. Elle n'est pas là pour surveiller, mais pour trancher vite et corriger sans drame les écarts du premier jour. Au bout de trois jours, la plupart des équipes ont intégré les réflexes et la vérification devient presque inutile.

La dernière étape tient en un contrôle rapide à la fin de chaque journée. Comptez les fichiers reçus par rapport aux fichiers annoncés sur le rapport de rushes, vérifiez qu'aucun nom ne sort de la convention, et assurez-vous qu'une seconde copie existe ailleurs. Dix minutes suffisent, et elles évitent les mauvaises surprises découvertes le lundi suivant.

Je recommande de passer un tri visuel sur la liste des noms : un fichier mal nommé saute aux yeux quand on fait défiler la colonne, car il casse le rythme régulier de ses voisins. Corrigez tout de suite, tant que la personne qui a fait l'erreur est encore là pour expliquer ce qu'elle a voulu dire.

Avant d'ouvrir l'accès au monteur, ouvrez vous-même trois fichiers au hasard depuis le dossier de livraison, comme le ferait quelqu'un qui découvre le projet. S'il faut deviner quoi que ce soit, la règle n'est pas encore assez claire. Reprenez-la, simplifiez, et recommencez le test jusqu'à ce que la lecture soit immédiate.